Trong môi trường kinh doanh số hóa ngày nay, content marketing đóng vai trò cốt lõi trong việc xây dựng thương hiệu và thu hút khách hàng. Tuy nhiên, hành trình tạo ra nội dung giá trị không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Nhiều nhà quản lý thường mắc phải những sai lầm có thể cản trở sự phát triển và hiệu suất của đội ngũ. Bài viết này sẽ đi sâu vào các sai lầm phổ biến khi quản lý đội ngũ content marketing và cách khắc phục chúng để tối ưu hóa hiệu quả công việc.
Đặt Con Người Lên Hàng Đầu: Nguyên Tắc Vàng Trong Quản Lý Đội Ngũ
Một trong những khía cạnh thường bị bỏ quên nhất trong quản lý đội ngũ content marketing là việc đối xử với các thành viên như những cá thể riêng biệt. Thay vì chỉ tập trung vào mục tiêu công việc, nhà quản lý cần nhớ đến “Nguyên tắc vàng”: Đối xử với người khác như cách bạn muốn được đối xử. Điều này có nghĩa là thể hiện sự linh hoạt, thông cảm và luôn đặt mình vào vị trí của họ. Khi đội ngũ cảm thấy được tôn trọng và thấu hiểu, tinh thần làm việc sẽ cải thiện đáng kể.
Việc xây dựng một môi trường làm việc thân thiện, nơi các thành viên không ngại chia sẻ những câu chuyện cá nhân, những thăng trầm trong cuộc sống cũng góp phần tạo nên một tập thể gắn kết. Khi “cuộc sống thực” được chấp nhận và hòa quyện vào “cuộc sống công sở”, sự gắn kết sẽ tăng lên, từ đó lan tỏa tinh thần tích cực ra bên ngoài, biến đội ngũ thành những “đại sứ thương hiệu” nội bộ mạnh mẽ.
Sai Lầm Trong Tuyển Dụng Và Phân Bổ Nguồn Lực
Ép Buộc Nhân Sự Vào Khung Khổ Có Sẵn
Nhiều nhà quản lý mới thường có xu hướng gò ép nhân viên vào những vị trí đã được định sẵn dựa trên nhu cầu kinh doanh. Tuy nhiên, một phương pháp hiệu quả hơn là nhìn nhận từ góc độ của nhân viên: Điều gì thúc đẩy họ? Họ thích làm gì? Điểm mạnh của họ là gì? Khi hiểu rõ những yếu tố này, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc phân công công việc phù hợp với kỹ năng và sở thích của từng cá nhân. Điều này không chỉ giúp tối đa hóa hiệu suất mà còn thúc đẩy sự hài lòng và đam mê trong công việc của từng thành viên.
Yêu Cầu Quá Nhiều Vai Trò Trong Một Vị Trí
Một sai lầm phổ biến khác là tạo ra các bản mô tả công việc (JD) không thực tế cho vị trí content marketer. Trừ khi là một công ty rất nhỏ với nguồn lực hạn chế, việc mong đợi một cá nhân có thể “làm tất cả” là điều không khả thi. Một content marketer thường được kỳ vọng phải thông thạo viết lách, kể chuyện, thiết kế, tối ưu SEO, chạy quảng cáo, quản lý mạng xã hội, sản xuất podcast, video marketing và nhiều hơn thế nữa.
Xem Thêm Bài Viết:
- Chiến Lược Nội Dung: Nền Tảng Phát Triển Bền Vững Doanh Nghiệp
- Giám Đốc Kinh Doanh: Chìa Khóa Nâng Tầm Trải Nghiệm Khách Hàng
- Văn Hóa Doanh Nghiệp Nhật Bản: Chìa Khóa Thành Công Bền Vững
- Tối Ưu SEO Cho Trải Nghiệm Tìm Kiếm Tạo Sinh (SGE) Của Google
- Phân Tích Dữ Liệu: Chìa Khóa Tối Ưu Hiệu Quả Kinh Doanh
Khi nguồn lực bị dàn trải quá mỏng, chất lượng công việc sẽ giảm sút và nguy cơ kiệt sức ở nhân viên là rất cao. Thay vào đó, hãy xem xét các lựa chọn: tăng quy mô đội ngũ để mỗi người có thể tập trung vào những gì họ giỏi nhất (và có cơ hội học hỏi những điều mới), hoặc chọn lọc và làm ít hơn nhưng chất lượng hơn. Tập trung năng lượng sáng tạo vào một hoặc vài mục tiêu cụ thể sẽ mang lại hiệu quả vượt trội.
Tuyển Dụng Chỉ Những Người Có Nền Tảng Marketing
Một sai lầm lớn trong việc xây dựng đội ngũ content marketing là chỉ tuyển dụng những người có kinh nghiệm marketing thuần túy. Những cá nhân có nền tảng và kinh nghiệm đa dạng từ các lĩnh vực khác nhau (ví dụ: báo chí, giáo dục, khoa học, kỹ thuật) thường mang lại góc nhìn phong phú và độc đáo hơn cho nội dung. Sự đa dạng này giúp nội dung trở nên hấp dẫn, mới mẻ và có chiều sâu hơn.
Bên cạnh đó, việc hình thành các “silo” (các nhóm làm việc biệt lập) giữa các bộ phận trong đội ngũ cũng là một rào cản. Tối đa hóa sự hợp tác giữa các phần của đội và giữa các định dạng nội dung (blog, mạng xã hội, video, âm thanh) để tái sử dụng và chuyển đổi ý tưởng là một quy trình then chốt cần được thiết lập. Điều này giúp tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo tính nhất quán trong thông điệp.
Chỉ Bao Gồm Chiến Lược Gia Và Người Sáng Tạo Nội Dung
Thường thì đội ngũ content marketing chỉ giới hạn ở các chiến lược gia và người tạo nội dung. Tuy nhiên, nếu chúng ta coi content marketing là một tư duy và văn hóa của toàn công ty, thì đội ngũ nên bao gồm cả những đồng nghiệp được hưởng lợi từ nội dung và những người có thể không tự nhận mình là marketer. Ví dụ, chuyên gia bán hàng, nhà phát triển sản phẩm, CEO, đội ngũ IT, tài chính…
Việc định nghĩa đội ngũ content marketing rộng hơn sẽ giúp tránh được tình trạng “Họ không biết bạn đang làm gì” – một vấn đề phổ biến khi các phòng ban thiếu sự kết nối. Trong một đội ngũ mở rộng, vẫn cần một nhóm nhỏ chịu trách nhiệm thực thi các ý tưởng nội dung, bao gồm chiến lược gia và những người sáng tạo, nhưng sự tham gia của các bên liên quan sẽ đảm bảo nội dung phù hợp và hiệu quả hơn.
Tập Trung Quá Nhiều Vào Cùng Một Bộ Kỹ Năng
Sai lầm lớn nhất trong việc xây dựng và quản lý đội ngũ content marketing là quá chú trọng vào việc tuyển dụng những người có cùng bộ kỹ năng, với mục đích sản xuất khối lượng nội dung lớn. Một đội ngũ hiệu quả cần có sự đa dạng về kỹ năng, nền tảng và ý tưởng. Đội ngũ này nên được dẫn dắt bởi một lãnh đạo định hướng dữ liệu và tập trung vào kết quả kinh doanh, thay vì chỉ là khối lượng đầu ra.
Ví dụ, việc có một người mạnh về SEO, một người giỏi viết quảng cáo, một người có khả năng sản xuất video và một người thạo phân tích dữ liệu sẽ tạo nên một tập thể cân bằng và mạnh mẽ hơn nhiều so với việc chỉ có một nhóm toàn những người viết bài tốt. Sự bổ trợ lẫn nhau về kỹ năng là chìa khóa để tạo ra chiến lược nội dung toàn diện và hiệu quả.
Đào Tạo Chuyên Môn Hóa Quá Mức
Việc chuyên môn hóa quá mức là một sai lầm lớn. Thay vì liên tục tìm kiếm nhân sự mới hoặc agency cho từng kỹ năng hay kênh cụ thể, hãy tìm kiếm những cá nhân có hình dáng chữ T (T-shaped people) – những người có kiến thức rộng về nhiều lĩnh vực nội dung, cùng với một lĩnh vực chuyên sâu.
Mặc dù có những lúc cần đến các chuyên gia, đặc biệt là đối với các vị trí toàn thời gian và trong các đội ngũ nhỏ hơn, việc tìm kiếm những người đa năng sẽ mang lại hiệu quả cao hơn. Họ có thể linh hoạt đảm nhiệm nhiều vai trò, giúp đội ngũ thích nghi tốt hơn với những thay đổi và tối ưu hóa nguồn lực. Điều này đặc biệt đúng trong bối cảnh thị trường biến động nhanh chóng, đòi hỏi khả năng thích nghi và học hỏi liên tục.
Quản Lý Quy Trình Và Nguồn Lực
Không Biết Cách Từ Chối Yêu Cầu
Khả năng của một đội ngũ viết nội dung không phải là vô hạn. Tuy nhiên, nhiều lãnh đạo nội dung lại thiếu một khuôn khổ hoặc sự tự tin để từ chối các yêu cầu không phù hợp hoặc vượt quá khả năng. Mô hình vận hành dựa trên phản ứng này có thể dẫn đến kiệt sức và cuối cùng là sự luân chuyển nhân sự có giá trị.
Mọi người quản lý content marketing cần có một quy trình để quản lý và ưu tiên các yêu cầu nội dung. Quy trình này có thể bao gồm việc liên kết các yêu cầu với các chiến dịch marketing lớn hơn, xác định các loại nội dung chuẩn cần có trong các gói nội dung, và thiết lập các chỉ số để đo lường hiệu quả. Việc này giúp đội ngũ tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất và tránh lãng phí nguồn lực vào các dự án không hiệu quả.
Thiếu Quy Trình Kiểm Soát Chất Lượng (QA) Và Quản Lý Dự Án
Một sai lầm nghiêm trọng khác là không có người hoặc quy trình kiểm soát chất lượng (QA), và không có quản lý dự án. Quản lý dự án không phải là một yếu tố “có thì tốt” mà là yếu tố sống còn cho sự thành công của bất kỳ dự án nào về phạm vi, ngân sách và thời gian. Đối với các dự án sáng tạo, quản lý dự án càng quan trọng hơn trong việc điều phối cuộc họp, đánh giá, quản lý tài sản và kỳ vọng. Việc coi quản lý dự án là một sự bổ sung sau cùng là một sai lầm lớn.
Một quy trình QA rõ ràng giúp đảm bảo rằng mọi nội dung được xuất bản đều đạt tiêu chuẩn về chất lượng, sự chính xác và nhất quán với giọng văn thương hiệu. Thiếu QA có thể dẫn đến việc xuất bản nội dung kém chất lượng, gây tổn hại đến uy tín thương hiệu và lãng phí công sức của đội ngũ.
Cố Gắng Làm Tất Cả Mọi Thứ
Sai lầm lớn nhất khi quản lý đội ngũ content marketing là tin rằng họ có thể (và nên) làm tất cả mọi thứ. Các đội ngũ nhỏ, hoặc thậm chí chỉ một người, thường được kỳ vọng phải có chuyên môn trong copywriting, storytelling, thiết kế, tạo khách hàng tiềm năng, SEO, mạng xã hội tự nhiên và trả phí, podcasting, video marketing, viết blog… danh sách này cứ kéo dài mãi.
Có quá nhiều điều bạn có thể làm với content marketing, và rất dễ để làm quá tải đội ngũ nội bộ hoặc cảm thấy bị giới hạn bởi kỹ năng và thời gian có sẵn. Nhưng có một lựa chọn khác: thuê ngoài. Hợp tác với các đối tác chuyên nghiệp có thể giúp bạn đạt được nhiều hơn, đồng thời giảm áp lực cho đội ngũ của mình. Bằng cách này, mọi người đều hoạt động trong vùng sở trường của họ. Quản lý một đội ngũ content marketing hiệu suất cao đòi hỏi sự cân bằng giữa nhân sự nội bộ hài lòng, gắn kết và các mối quan hệ đối tác chiến lược, được nuôi dưỡng tốt.
Hiểu Sai Vai Trò Của Biên Tập Viên Trưởng (Editor-in-Chief)
Nhiều người trong lĩnh vực nội dung khi thăng tiến lên vị trí quản lý content marketing thường cảm thấy thất vọng vì vai trò của họ quá tập trung vào quản lý dự án. Tuy nhiên, đó chính là vai trò của một biên tập viên trưởng giỏi. Bạn cần đào tạo và đặt ra các hướng dẫn về chất lượng, nhưng cũng cần quản lý lịch nội dung, hướng dẫn người khác về thời gian cần thiết để tạo ra các loại nội dung, và phát hiện khi đội ngũ đang tạo ra hai tài sản rất giống nhau có thể kết hợp thành một.
Có rất nhiều công việc trùng lặp trong các đội ngũ content marketing chỉ đơn giản vì thiếu một quản lý dự án chuyên trách, và đó chính là công việc của EIC. Việc này đòi hỏi kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức và giao tiếp hiệu quả để đảm bảo mọi dự án diễn ra suôn sẻ và tối ưu.
Xây Dựng Cầu Nối Và Văn Hóa Hợp Tác
Cho Phép Đội Ngũ Bị Cô Lập
Để đội ngũ content marketing trở nên biệt lập là một sai lầm lớn. Điều cực kỳ quan trọng là đội ngũ nội dung phải xây dựng cầu nối vững chắc với mọi lĩnh vực khác của marketing. Việc kết hợp một content marketer với một product marketer và mở rộng sang các lĩnh vực khác của marketing, tạo ra các “pod” (nhóm nhỏ) được liên kết với một lĩnh vực sản phẩm hoặc personas cụ thể, sẽ hỗ trợ sự hợp tác dựa trên nội dung một cách hiệu quả và có khả năng mở rộng.
Khi content marketing được tích hợp sâu rộng vào các chiến dịch lớn hơn, thông điệp sẽ được khuếch đại và đảm bảo tính nhất quán. Điều này cũng giúp tránh tình trạng một nhóm làm việc mà không biết hoạt động của nhóm kia, lãng phí cơ hội và nguồn lực.
Không Thấy Giá Trị Trong Sự Tích Hợp
Một sai lầm lớn mà một số tổ chức vẫn mắc phải là không tích hợp nỗ lực của đội ngũ content marketing với các phòng ban marketing lớn hơn. Điều này có thể dẫn đến việc một nhóm không nhận thức được hoạt động của nhóm kia, hoặc tệ hơn là bỏ lỡ cơ hội khuếch đại thông điệp và đảm bảo tính nhất quán.
Để tránh điều này, cần có các cuộc họp định kỳ, các công cụ chia sẻ thông tin chung và các dự án liên phòng ban. Khi content marketing được xem là một phần không thể thiếu của chiến lược marketing tổng thể, hiệu quả sẽ được nâng cao đáng kể, đồng thời xây dựng một môi trường làm việc hợp tác và gắn kết hơn.
Bỏ Qua Việc Đào Tạo Chéo Kỹ Năng
Luôn luôn đào tạo chéo kỹ năng cho đội ngũ của bạn. Trong kỷ nguyên của việc “nghỉ việc lớn” và COVID, điều quan trọng là phải đảm bảo không có bất kỳ cá nhân nào là nhân tố then chốt duy nhất của đội. Một thành viên xuất sắc có thể đột ngột vắng mặt vì bệnh tật hoặc chuyển sang công việc mới.
Hơn nữa, chúng ta đều xứng đáng có thời gian nghỉ ngơi và ngắt kết nối với công việc. Các dự án không thể dừng lại vì một người vắng mặt. Việc đào tạo chéo cho các thành viên trong đội để họ có thể thay thế lẫn nhau không chỉ đảm bảo công việc luôn được tiến hành mà còn tạo cơ hội phát triển sự nghiệp. Một thành viên có thể học hỏi thêm về một khía cạnh khác của content marketing và phát triển mạnh mẽ hơn. Hơn nữa, các dự án của bạn sẽ được hưởng lợi từ những góc nhìn mới mẻ.
Tư Duy Tập Trung Quá Mức Vào Đội Ngũ Mà Bỏ Qua Cá Nhân
Việc bỏ qua động lực cá nhân như một nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề về hiệu suất đội ngũ là một sai lầm. Các thành viên trong đội có thể tìm ra mọi lý do hợp lý để không đạt mục tiêu. Giải quyết chúng theo kiểu từng trường hợp chỉ giải quyết triệu chứng mà không thay đổi động lực chung của đội.
Sử dụng các công cụ marketing nội dung như persona và hành trình khách hàng để suy nghĩ về động lực nội bộ của đội ngũ trong việc hoàn thành công việc và xem liệu hiệu suất đội ngũ có tăng vọt hay không. Hiểu rõ từng cá nhân, giống như cách chúng ta xây dựng persona cho đối tượng mục tiêu, sẽ giúp nhà quản lý hỗ trợ đội ngũ tốt hơn.
Định Hướng Và Chiến Lược Nội Dung
Thiếu Tầm Nhìn Chiến Lược Và Mục Tiêu Rõ Ràng
Một sai lầm phổ biến mà các trưởng nhóm marketing mắc phải là bỏ qua khía cạnh đội ngũ. Đội ngũ content marketing của bạn được tạo thành từ những cá nhân có kinh nghiệm, mục tiêu và đam mê độc đáo. Nhiều lãnh đạo content marketing không giúp nhân viên của mình định nghĩa lộ trình sự nghiệp của họ. Điều quan trọng là phải hiểu mỗi người trong đội muốn đi đến đâu (có thể là một vị trí lãnh đạo hoặc không), để bạn có thể cung cấp các cơ hội phát triển phù hợp.
Một sai lầm thứ hai là các đội marketing hiếm khi có một thư viện nội dung hoặc kho thông tin tốt. Hãy cung cấp cho đội ngũ của bạn, bao gồm cả các chuyên gia tư vấn marketing, những nguồn lực cần thiết để phát triển. Trong quá nhiều tổ chức, mọi người không biết về nội dung hiện có mà họ có thể tái sử dụng, hoặc liên kết đến, dẫn đến sự trùng lặp nỗ lực. Tương tự, các mẫu cho các sản phẩm thông thường như bài viết blog, kế hoạch dẫn dắt tư duy và kiểm toán kênh là một cách tuyệt vời để tối ưu hóa công việc.
Một sai lầm cuối cùng là khi các đội xử lý tất cả nội dung như nội dung tạo khách hàng tiềm năng, nghĩ rằng nội dung phải có một lời kêu gọi hành động (CTA) mạnh mẽ để đưa mọi người vào phễu bán hàng. Đó đơn giản không phải là cách xây dựng mối quan hệ và có thể làm suy yếu chiến lược nội dung của bạn. Đôi khi, lời kêu gọi hành động tốt nhất là một phần nội dung là bước tiếp theo trong hành trình học hỏi, chứ không phải trong hành trình mua hàng ngay lập tức.
Mong Đợi Người Sáng Tạo Là Chuyên Gia Chủ Đề
Sai lầm lớn nhất là nghĩ rằng đội ngũ nội dung của bạn có thể là chuyên gia chủ đề (SME) duy nhất. Vâng, họ là chuyên gia, nhưng vai trò của họ là người quản lý và tạo ra tiếng nói của thương hiệu. Nhưng họ chỉ có thể làm như vậy nếu các thành viên khác trong tổ chức của bạn chủ động đóng góp ý nghĩa vào lãnh đạo tư tưởng mà đối tượng của bạn mong muốn.
Điều này đòi hỏi một cơ chế hợp tác chặt chẽ giữa đội ngũ content và các chuyên gia trong công ty, đảm bảo nội dung được xây dựng dựa trên kiến thức sâu rộng và uy tín.
Chỉ Nhìn Vào Bên Trong
Từ góc độ thương hiệu, một trong những sai lầm lớn nhất là giới hạn việc tạo nội dung vào khả năng của một đội ngũ nội bộ. Bất kể ngành của bạn có đặc thù hay được quản lý chặt chẽ đến đâu, luôn có những người viết tự do vô cùng tài năng có thể hỗ trợ đội ngũ của bạn.
Ngăn chặn sự kiệt sức nội bộ bằng cách trả lương xứng đáng cho các freelancer chuyên nghiệp. Điều này cũng mang lại cơ hội phát triển cho đội ngũ nội bộ mà họ có thể không có ở một công ty lớn. Cho phép họ đưa ra phản hồi, chỉnh sửa và quản lý các nguồn lực bên ngoài như một nhóm nhỏ của riêng họ, và bạn sẽ giúp họ mở rộng từ một vai trò nội dung truyền thống và xây dựng bộ kỹ năng chuyên nghiệp.
Kiểm Soát Quá Mức (Micromanaging)
Các nhà lãnh đạo kiểm soát quá mức đội ngũ của họ sẽ bóp nghẹt sự sáng tạo. Các nhà lãnh đạo phớt lờ đội ngũ của họ sẽ tạo ra sự thờ ơ. Nếu bạn lãnh đạo một đội ngũ content marketing, không có kịch bản nào trong số này là lý tưởng. Bạn muốn cho phép sự sáng tạo phát triển trong đội của mình, đồng thời đảm bảo các thành viên trong đội rằng bạn luôn ở đó để hỗ trợ và hướng dẫn họ khi cần.
Việc cân bằng giữa việc trao quyền và định hướng là rất quan trọng. Một môi trường làm việc tin tưởng và hỗ trợ sẽ khuyến khích các thành viên đội ngũ thử nghiệm, học hỏi từ sai lầm và phát huy tối đa tiềm năng sáng tạo của họ.
Không Giao Tiếp Rõ Ràng Về Sứ Mệnh Của Đội Ngũ
Sai lầm thứ nhất: Không có mục tiêu cho mỗi kênh nội dung. Tất cả các kênh phải đóng một vai trò. Vì vậy, người chịu trách nhiệm tạo nội dung cho kênh rất cụ thể đó luôn có thể làm việc với một thách thức trong tâm trí.
Sai lầm thứ hai: Đội ngũ của bạn không biết tuyên bố sứ mệnh nội dung của bạn là gì. Điều gì sẽ xảy ra sau đó? Đội ngũ của bạn sẽ thực hiện hàng tá hướng dẫn không chính thức, nghĩa là không tuân theo hướng dẫn nào cả. Khi không có một hướng đi chung rõ ràng, các nỗ lực sẽ bị phân tán, dẫn đến nội dung không nhất quán và ít gây được tiếng vang với đối tượng mục tiêu.
Phân Tán Trọng Tâm
Sai lầm thứ nhất: Mục tiêu không rõ ràng – chỉ yêu cầu một đội ngũ tạo nội dung là không đủ. Chính xác thì bạn đang cố gắng đạt được điều gì với nội dung bạn tạo ra?
Sai lầm thứ hai: Quá nhiều mục tiêu – mời đội ngũ của bạn tăng tương tác, nâng cao nhận diện thương hiệu, tạo khách hàng tiềm năng, trở thành chuyên gia ngành, thúc đẩy doanh số và tăng thứ hạng tìm kiếm bằng nội dung của bạn là yêu cầu quá nhiều từ đội ngũ (không phải từ nội dung của bạn).
Xác định một mục tiêu rõ ràng duy nhất cho chiến lược content marketing của bạn và xem đội ngũ của bạn phát triển mạnh mẽ như thế nào. Sự tập trung giúp đội ngũ hiểu rõ ưu tiên, từ đó dồn toàn lực vào những nỗ lực mang lại giá trị cao nhất.
Mong Đợi Quá Mức Về Khả Năng Của Cá Nhân
Không rời khỏi cách làm cũ và nghĩ rằng một người có thể (và nên!) làm công việc của hai người. Điều này thường dẫn đến áp lực công việc quá lớn, chất lượng nội dung bị ảnh hưởng và tỷ lệ nghỉ việc cao. Một người quản lý giỏi cần biết cách phân bổ công việc hợp lý, hiểu rõ giới hạn của từng cá nhân và tìm kiếm sự hỗ trợ khi cần thiết.
Bao Gồm Quá Nhiều Các Bên Liên Quan
Một sự thiếu hiệu quả có thiện chí là có một nhóm quá lớn các bên liên quan từ phía khách hàng, điều này có thể dẫn đến cả việc tạo nội dung bằng sự đồng thuận và tê liệt phê duyệt. Mặc dù chúng ta yêu thích những khách hàng nhiệt tình và tham gia, nhưng chúng ta cũng yêu thích những nhà lãnh đạo dám chịu trách nhiệm cho từng nhóm khách hàng riêng lẻ.
Quá nhiều ý kiến đóng góp và vòng lặp phê duyệt có thể làm chậm trễ đáng kể quy trình sản xuất nội dung, làm mất đi sự linh hoạt và khả năng phản ứng nhanh của đội ngũ. Cần có một cơ chế phê duyệt tinh gọn, rõ ràng, với số lượng người quyết định giới hạn.
Không Cung Cấp Nền Tảng
Điều cực kỳ quan trọng là phải cung cấp các tiêu chuẩn thương hiệu cho đội ngũ content marketing của bạn. Mỗi thương hiệu có quan điểm, giọng văn và các quy tắc nên/không nên riêng. Hãy đảm bảo đội ngũ content marketing của bạn quen thuộc sâu sắc với các tiêu chuẩn thương hiệu này để đảm bảo nội dung của bạn trông, cảm nhận và nghe giống như thương hiệu của bạn.
Một bộ hướng dẫn thương hiệu rõ ràng sẽ giúp đảm bảo tính nhất quán trên mọi kênh và mọi loại nội dung, từ đó củng cố nhận diện thương hiệu trong tâm trí khách hàng.
Tập Trung Vào Những Điều Nhỏ Nhặt
Sai lầm thứ nhất. Việc không hiểu đầy đủ quy trình phát triển/sáng tạo nội dung và cố gắng kiểm soát quá mức từng cá nhân và trách nhiệm của họ.
Sai lầm thứ hai. Không cung cấp cho đội ngũ của bạn các nguồn lực cần thiết để thành công hoặc không cho họ tự do thử nghiệm và kiểm tra các ý tưởng mới. Sự tin tưởng và trao quyền là yếu tố then chốt để khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới trong đội ngũ.
Quên Cung Cấp Công Cụ
Thất bại trong việc cung cấp cho đội ngũ của họ các mẫu, quy trình và công nghệ phù hợp có thể giúp họ làm việc hiệu quả và năng suất hơn. Trong thời đại kỹ thuật số, việc sử dụng các công cụ phù hợp (ví dụ: công cụ quản lý dự án, công cụ SEO, phần mềm thiết kế, hệ thống quản lý nội dung) là cực kỳ quan trọng để tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu các tác vụ thủ công.
Chỉ Nhìn Thấy Các Ngôi Sao
Họ có những trải nghiệm tốt với một vài cây viết siêu sao, vì vậy họ cố gắng làm việc mà không cần các bản brief nội dung và brief sáng tạo. Kết quả là, họ không thể mở rộng quy mô. Họ không có nguồn thông tin đáng tin cậy, và họ làm suy sụp tinh thần của cây viết bằng các chỉnh sửa phát triển không hợp lý.
Việc phụ thuộc vào một vài cá nhân xuất sắc có thể tạo ra rủi ro lớn khi các thành viên đó rời đi. Xây dựng một quy trình làm việc chuẩn hóa, có hệ thống sẽ giúp đội ngũ hoạt động hiệu quả bất kể sự thay đổi về nhân sự.
Quá Thay Đổi Định Hướng
Sai lầm lớn mà tôi thường gặp với các đội ngũ content marketing là không bắt đầu và tuân thủ một lộ trình chiến lược với các mục tiêu rõ ràng và dễ nhận biết. Content marketing không hề dễ dàng. Là một đội ngũ, chúng ta cần quyết định thành công trông và cảm thấy như thế nào trước khi bắt đầu một dự án.
Một sai lầm khác là không cung cấp cho đội ngũ đủ nguồn lực hoặc thời gian để sáng tạo. Kiệt sức là một điều có thật và có thể xảy ra rất nhanh nếu bạn không sẵn lòng ngăn chặn hoặc nhận ra nó khi nó xảy ra.
Tập Trung Vào Những Điều Sai Trái
Tập trung vào số lượng hơn chất lượng. Từ khóa hoặc hashtag spam. Không nhận phản hồi trước khi đăng nội dung. Những yếu tố này có thể làm giảm uy tín của nội dung và thương hiệu. Chất lượng luôn phải được ưu tiên hàng đầu, kèm theo việc lắng nghe phản hồi từ độc giả để cải thiện liên tục.
Gieo Rắc Hoài Nghi Với Việc Thiếu Thông Tin
Đội ngũ cần sự chắc chắn. Các đội marketing gặp khó khăn trong việc tạo ra một tầm nhìn rõ ràng và kế hoạch thay đổi cho các sáng kiến mới. Xác định những người có ảnh hưởng và những người sẽ bị ảnh hưởng là bước đầu tiên quan trọng để đội ngũ chấp nhận các cách làm việc mới. Hãy nhìn rộng hơn và xem xét những gì bạn có thể loại bỏ khỏi gánh nặng của họ để cải thiện hiệu suất đội ngũ.
Tư Duy Chiến Thuật
Chỉ đạo các content marketer phải tạo ra cái gì và tập trung vào các nhiệm vụ thay vì kết quả có thể là những sai lầm nghiêm trọng. Một nhà quản lý giỏi cần tập trung vào việc định rõ mục tiêu cuối cùng (outcome) và trao quyền cho đội ngũ để tìm ra cách đạt được mục tiêu đó, thay vì chỉ là liệt kê các nhiệm vụ.
Không Viết Mọi Thứ Ra Giấy
Không có một kế hoạch được ghi lại. Quá thường xuyên, những gì chúng ta làm chỉ nằm trong đầu và không được ghi chú và tài liệu hóa một cách đầy đủ. Điều này khiến việc chia sẻ kế hoạch với người khác hoặc để họ tham gia khi không có gì được ghi lại trở nên rất khó khăn. Việc xây dựng một kho lưu trữ tài liệu, quy trình rõ ràng giúp tăng tính minh bạch, dễ dàng bàn giao công việc và đảm bảo tính nhất quán.
Đi Theo Nhiều Hướng
Sai lầm lớn nhất là không có tuyên bố sứ mệnh biên tập rõ ràng với trọng tâm vào một niche nội dung cụ thể. Nếu không có nó, đội ngũ sẽ không có mục tiêu chung rõ ràng. Họ có thể có những hiểu biết khác nhau về các phẩm chất nội dung sẽ biến ấn phẩm họ đóng góp thành nguồn thông tin tốt nhất trong niche đã xác định hoặc họ viết cho ai.
Chúng ta muốn họ sáng tạo và đóng góp ý tưởng và kỹ năng của họ, nhưng đồng thời, tổng hợp tất cả những nỗ lực này phải có một hướng đi duy nhất. Nó giống như kéo một chiếc xe: Nếu mỗi người kéo theo một hướng riêng, chúng ta sẽ không đi đến đâu. Kết quả có nhiều khả năng là nội dung không nhất quán và ít gây được tiếng vang với đối tượng mục tiêu.
Quên Nguồn Gốc Của Content Marketing
Sai lầm lớn nhất tôi từng thấy – và cũng từng mắc phải – là quên rằng content marketing cuối cùng bắt nguồn từ sự sáng tạo. Vâng, bạn cần chiến lược. Vâng, bạn cần cấu trúc. Vâng, bạn cần một kế hoạch đo lường sắc bén.
Nhưng bạn cũng cần trao cho một đội ngũ sáng tạo – người viết, biên tập viên, nhiếp ảnh gia, họa sĩ minh họa, nhà làm phim, biên tập viên âm thanh, và nhiều hơn nữa – sự tự do để thử nghiệm. Tạo ra một văn hóa nơi khuyến khích tư duy sáng tạo. Cho phép mọi người tự do có những ý tưởng tồi tệ và thậm chí thất bại đôi khi. Bởi vì với mỗi ý tưởng tồi, cũng sẽ có một viên ngọc quý. Và cuối cùng, nội dung được tạo ra bởi những người sáng tạo cảm thấy tự do và yêu thích những gì họ làm sẽ có sức cộng hưởng mạnh mẽ hơn.
Không Khuyến Khích Sự Rèn Luyện Sáng Tạo
Đừng bao giờ bóp nghẹt sự sáng tạo của đội ngũ content marketing. Chắc chắn, đôi khi cần phải tạo ra những nội dung nhàm chán. Nhưng nếu bạn không thể để đội ngũ của mình phát huy những khả năng trực giác, sáng tạo, họ sẽ rời đi.
Điều đó không phải lúc nào cũng có nghĩa là họ cần viết một cách sáng tạo. Đôi khi, một dự án mới hoặc thậm chí một khuôn khổ mới có thể giúp họ tỏa sáng. Sẽ không bao giờ thừa khi hỏi họ cần gì để làm công việc tốt nhất. Nó có thể không phải là những gì bạn nghĩ.
Sửa Chữa Thay Vì Dạy Dỗ
- Chia sẻ kiến thức là rất quan trọng. Là một thành viên lãnh đạo, bạn có nhiều ngữ cảnh hơn những người bạn quản lý. Điều quan trọng là bạn phải chia sẻ ngữ cảnh đó với nhân viên của mình. Đây có thể là bất cứ điều gì từ một xu hướng mới nổi mà nhân viên bán hàng của bạn đang gặp phải trong các cuộc gọi hoặc một câu chuyện tin tức về đối thủ cạnh tranh của bạn. Cung cấp cho nhân viên càng nhiều thông tin càng tốt để họ không bỏ lỡ. Mở một kênh cập nhật trên Slack (hoặc nền tảng bạn chọn) và khuyến khích mọi người chia sẻ liên kết và thông tin chi tiết ở đó. Sau đó, làm gương. Bắt đầu chia sẻ liên kết và thông tin chi tiết ở đó, và đội ngũ của bạn sẽ làm theo.
- Sửa chữa thay vì dạy dỗ. Nếu một trong những người viết nội dung của bạn không diễn đạt tốt một điểm nào đó hoặc thiếu một điều gì đó về giọng văn hoặc thông điệp, đừng chỉ viết lại. Hãy dành một chút thời gian để xác định vấn đề thực sự và sau đó để người đó tìm cách khắc phục nó. Nếu bạn viết lại cho họ, họ sẽ không học được và sẽ tiếp tục mắc những lỗi tương tự. Hãy tin tưởng nhân viên của bạn có thể tự sửa chữa công việc của họ. Họ sẽ làm tốt hơn bạn, tôi hứa.
Giả Định Quá Nhiều
Sai lầm lớn nhất là giả định mọi người đều nhớ tạo nội dung từ một mục tiêu bao quát. Sản xuất nội dung cho mạng xã hội yêu cầu chúng ta phải thoát ra khỏi nội dung truyền thống định hướng bán hàng. Nhưng chúng ta phải nhớ rằng chúng ta tồn tại để bổ sung và hỗ trợ hoạt động kinh doanh của công ty. Rất dễ quên điều đó và chỉ “chơi trên mạng xã hội”. Tất cả phải phục vụ mục tiêu kinh doanh, nhưng với một giọng văn và ngữ cảnh phù hợp với đối tượng mạng xã hội.
Thất Bại Trong Việc Hợp Tác Liên Chức Năng
Hãy nhớ rằng, các content marketer có thể không phải là người phù hợp để chuẩn bị nội dung cho người mua trong các chiến dịch. Đây là lúc các nhóm tạo nhu cầu hoặc tăng trưởng cần hợp tác liên chức năng với các content marketer để lập bản đồ hành trình người mua. Mỗi chiến dịch có một kênh, và nội dung thường là đích đến. Tư duy này rất quan trọng để các content marketer suy nghĩ về vai trò của họ trong việc hoạt động như một sợi dây liên kết trong tổ chức của bạn.
Thất Bại Trong Việc Quảng Bá
Một sai lầm là thất bại trong việc quảng bá nội dung một khi nó đã được tạo ra. Các chuyên gia quan hệ công chúng rất giỏi cả trong việc tạo nội dung và quảng bá nó, đó là lý do tại sao tôi tin rằng bạn không nên cô lập hai nhóm này – họ nên làm việc cùng nhau. Ngoài ra, đừng bỏ qua vai trò của nhóm mạng xã hội trong quá trình này.
Vắt kiệt mọi giá trị từ mỗi phần nội dung được tạo ra. Điều đó có nghĩa là nếu bạn viết một câu chuyện thành công của khách hàng, tại sao không giới thiệu nó cho các ấn phẩm chuyên ngành chính của bạn? Họ có thể muốn đưa nó vào với một liên kết trở lại phần gốc trên trang web của bạn. Sau đó, bạn có thể quảng bá điều đó trên mạng xã hội. Tôi thậm chí còn có các biên tập viên liên hệ với tôi về một bài viết dẫn dắt tư tưởng của khách hàng hoặc câu chuyện khách hàng mà họ thấy trong một ấn phẩm khác, hỏi liệu họ có thể xuất bản một phiên bản của nó hay không. Nó hiệu quả.
Quá Tập Trung Vào Các Con Số
Họ quản lý quá mức các KPI chiến dịch thay vì quản lý các cuộc hội thoại (hãy nghĩ đến những cuộc hội thoại bạn muốn tham gia trong ngành của mình). Họ quên đi các chỉ số con người – niềm vui, sự vui vẻ, thử nghiệm và tính hài hước.
Đó là một sai lầm lớn khi không cho đội ngũ tự do thử nghiệm. Sai lầm lớn hơn là không nhớ rằng các chỉ số con người – sự hài hước, sáng tạo và niềm vui – rất quan trọng. Ngừng coi sự hài hước như một miếng băng cho văn hóa và lãnh đạo tồi tệ. Chúng ta phải ngừng coi nó như các chiến dịch và những lần làm việc lẻ tẻ. Nó phải là một phần của văn hóa và cách đội ngũ của bạn hoạt động.
Tôi thường thấy các nhà lãnh đạo đổ lỗi cho các marketer về nội dung kém chất lượng. Nếu bạn không tạo ra một môi trường an toàn, vui vẻ và là một phần của văn hóa để thất bại, vui chơi, học hỏi và phát triển, đội ngũ của bạn sẽ không làm vậy. Ngừng đổ lỗi cho các marketer về văn hóa tồi tệ. Nếu văn hóa của bạn tệ, marketing cũng sẽ tệ.
Nghĩ Rằng Họ Biết
Tin rằng nội dung đơn giản vì nó trông đơn giản. Nội dung tuyệt vời nên có các yếu tố đòi hỏi kỹ năng đa chức năng: SEO, hình ảnh, viết, video, podcast, phát triển, chỉnh sửa, v.v. Nếu bạn đang quản lý nhân sự, hãy đảm bảo bạn hiểu những gì diễn ra trong ngày của họ và các nhiệm vụ được giao cho họ.
Chúng ta đều ghét yêu cầu chứng minh ROI, nhưng điều quan trọng là nội dung phải được liên kết với bán hàng và thông điệp họ cần. Đội ngũ của bạn không thể chỉ là những người sáng tạo; bạn phải hiểu sự phân bổ kênh và hành trình người dùng.
Câu hỏi thường gặp (FAQs) về Quản Lý Đội Ngũ Content Marketing
1. Làm thế nào để xác định liệu đội ngũ content marketing của tôi có đang bị quá tải không?
Các dấu hiệu phổ biến bao gồm chất lượng nội dung giảm sút, thường xuyên trễ deadline, tinh thần làm việc kém, và tỷ lệ nhân sự nghỉ việc cao. Nếu mỗi thành viên phải đảm nhiệm quá nhiều vai trò không liên quan hoặc làm việc liên tục ngoài giờ, đó cũng là một dấu hiệu rõ ràng.
2. Vai trò của việc đào tạo chéo kỹ năng trong đội ngũ content marketing là gì?
Đào tạo chéo giúp các thành viên hiểu và có thể thực hiện công việc của nhau ở một mức độ nhất định, giảm thiểu rủi ro khi có nhân sự vắng mặt. Nó cũng tạo cơ hội phát triển cá nhân, tăng tính linh hoạt và khả năng phục hồi của đội ngũ trước các biến động.
3. Làm cách nào để khuyến khích sự sáng tạo trong đội ngũ mà không làm mất đi định hướng chiến lược?
Hãy tạo không gian an toàn cho việc thử nghiệm và thất bại, khuyến khích các buổi động não mở, nhưng đồng thời đảm bảo mọi ý tưởng đều được liên kết với mục tiêu và chiến lược nội dung tổng thể. Giao tiếp rõ ràng về sứ mệnh và mục tiêu giúp định hướng sáng tạo.
4. Tại sao việc chỉ tập trung vào các KPI số lượng lại không hiệu quả cho đội ngũ content marketing?
Tập trung quá mức vào số lượng có thể khiến đội ngũ bỏ qua chất lượng, sự sáng tạo và trải nghiệm người dùng. Điều này dẫn đến nội dung kém hấp dẫn, không gây được tiếng vang và không mang lại giá trị bền vững cho thương hiệu, dù đạt được các con số về sản lượng.
5. Làm thế nào để xây dựng cầu nối giữa đội ngũ content marketing và các phòng ban khác?
Tổ chức các buổi họp liên phòng ban định kỳ, khuyến khích các dự án hợp tác, và sử dụng các công cụ chia sẻ thông tin chung. Quan trọng nhất là cần có sự lãnh đạo từ cấp cao để thúc đẩy văn hóa hợp tác và coi content marketing là nỗ lực của toàn công ty.
6. Khi nào nên cân nhắc thuê ngoài các công việc content marketing?
Nên cân nhắc thuê ngoài khi đội ngũ nội bộ bị quá tải, thiếu kỹ năng chuyên môn cần thiết cho một dự án cụ thể, hoặc khi muốn mở rộng quy mô sản xuất nội dung nhanh chóng mà không tăng biên chế cố định.
7. Làm thế nào để đối phó với tình trạng “tê liệt phê duyệt” khi có quá nhiều bên liên quan?
Thiết lập một quy trình phê duyệt tinh gọn với số lượng người quyết định giới hạn. Chỉ định một hoặc hai người chịu trách nhiệm chính về phê duyệt cuối cùng và đảm bảo mọi ý kiến đóng góp khác được thu thập ở giai đoạn đầu, trước khi nội dung được hoàn thiện.
8. Việc thiếu một kế hoạch nội dung rõ ràng ảnh hưởng đến đội ngũ như thế nào?
Không có kế hoạch rõ ràng sẽ khiến đội ngũ làm việc một cách phân tán, không có mục tiêu chung, dễ bị lạc hướng và lãng phí thời gian vào các nhiệm vụ không ưu tiên. Điều này làm giảm hiệu suất tổng thể và gây ra sự không nhất quán trong nội dung.
9. Có nên kỳ vọng content marketer cũng là chuyên gia chủ đề (SME) không?
Không. Mặc dù content marketer cần có kiến thức vững chắc về ngành, vai trò chính của họ là biến kiến thức từ các SME thành nội dung hấp dẫn và dễ hiểu cho đối tượng mục tiêu. Sự hợp tác với các SME trong công ty là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và chiều sâu của nội dung.
10. Làm thế nào để người quản lý tránh việc kiểm soát quá mức (micromanaging) đội ngũ?
Hãy tập trung vào việc đặt ra mục tiêu rõ ràng và cung cấp nguồn lực, sau đó trao quyền và tin tưởng đội ngũ trong việc thực hiện. Thay vì can thiệp vào từng chi tiết nhỏ, hãy tập trung vào việc hỗ trợ, cố vấn và loại bỏ các rào cản để đội ngũ có thể phát huy hết khả năng.
Để xây dựng một đội ngũ content marketing vững mạnh và đạt được hiệu suất cao, việc tránh những sai lầm nêu trên là vô cùng quan trọng. Hãy biến những điểm yếu này thành cơ hội để học hỏi và cải thiện, từ đó tạo dựng một môi trường làm việc năng động, sáng tạo và hiệu quả. Luôn đặt con người làm trọng tâm, tối ưu hóa quy trình và có một chiến lược rõ ràng sẽ là chìa khóa thành công. Chúc bạn và Vị Marketing luôn phát triển và tạo ra những nội dung giá trị!