Sẽ thật tuyệt vời nếu những nội dung mà thương hiệu của bạn đã đầu tư nhiều thời gian và nguồn lực có thể thu hút sự chú ý từ giới truyền thông. Khi đó, nhiều người hơn sẽ biết đến nội dung của bạn, và thương hiệu của bạn sẽ nhận được sự tăng cường uy tín từ một bên thứ ba đáng tin cậy. Đó chính là sức mạnh của việc kết hợp content và PR (Public Relations – Quan hệ công chúng) trong chiến lược marketing.
Dù bạn là người chuyên trách mảng PR hay đang hợp tác với đội ngũ PR, bạn hoàn toàn có thể tạo nên “phép thuật” cho nội dung và thương hiệu của mình. Để làm được điều đó, việc nắm vững những nguyên tắc cơ bản và những điều nên/không nên khi tiếp cận truyền thông là vô cùng cần thiết.
Tầm Quan Trọng Của Việc Kết Hợp Content Và PR
Trong bối cảnh truyền thông hiện đại, ranh giới giữa marketing nội dung và quan hệ công chúng ngày càng trở nên mờ nhạt. Thay vì hoạt động riêng lẻ, việc kết hợp content và PR mang lại lợi ích cộng hưởng đáng kể. Nội dung chất lượng cao không chỉ thu hút khán giả mục tiêu mà còn cung cấp chất liệu giá trị để các nhà báo, biên tập viên khai thác, từ đó giúp thương hiệu của bạn xuất hiện trên các kênh truyền thông uy tín một cách tự nhiên và thuyết phục.
Việc này giúp xây dựng độ tin cậy và sự nhận diện thương hiệu vượt trội so với các hình thức quảng cáo trả phí truyền thống. Theo nhiều nghiên cứu, nội dung được đăng tải trên các phương tiện truyền thông uy tín thường có tỷ lệ tương tác và chuyển đổi cao hơn, vì độc giả có xu hướng tin tưởng vào thông tin đến từ các nguồn độc lập. Đây là con đường hiệu quả để phát triển thương hiệu và củng cố vị thế trong ngành.
Loại Nội Dung Nào Hiệu Quả Cho Việc PR Truyền Thông?
Không phải tất cả nội dung bạn tạo ra đều phù hợp để tiếp cận giới truyền thông. Để tối ưu hóa cơ hội được đăng tải và thu hút sự chú ý, điều quan trọng là phải hiểu loại nội dung nào thực sự có giá trị đối với các nhà báo và độc giả của họ.
Xem Thêm Bài Viết:
- PPC Là Gì? Giải Pháp Quảng Cáo Trực Tuyến Tối Ưu
- Tối Ưu Live Chat Trong Marketing Nội Dung Hiệu Quả
- Hiểu Rõ Hành Vi Khách Hàng: Chìa Khóa Vàng Cho Chiến Lược Marketing
- Truyền Thông Là Gì? Khái Niệm, Vai Trò & Tối Ưu Chiến Lược
- Thẻ Tín Dụng Cake Mang Bản Sắc Việt: Chiến Lược Marketing Đột Phá
Nội Dung Cần Tránh Khi Tiếp Cận Truyền Thông
Các nhà báo và các kênh truyền thông có định hướng biên tập rõ ràng sẽ không muốn trở thành công cụ quảng bá trực tiếp cho sản phẩm hay dịch vụ của bạn. Nội dung tập trung vào bán hàng, quảng cáo sản phẩm sẽ không được hoan nghênh. Hãy dành những loại nội dung này cho các kênh tiếp thị khác phù hợp hơn. Bên cạnh đó, nếu nội dung của bạn quá chung chung, không có điểm khác biệt hay mới lạ so với các thông tin đã có, nó sẽ khó thu hút được sự chú ý. Các cơ quan truyền thông luôn tìm kiếm những câu chuyện độc đáo, mang tính thời sự hoặc có góc nhìn mới mẻ.
Ngoài ra, nội dung thiếu dữ liệu, số liệu thống kê hoặc câu chuyện thực tế sẽ bị coi là yếu kém. Để thu hút sự quan tâm từ báo chí, nội dung cần được củng cố bằng bằng chứng cụ thể. Việc sử dụng nội dung được tạo hoàn toàn bằng AI mà không có sự chỉnh sửa hay bổ sung giá trị từ con người cũng không được khuyến khích, bởi các biên tập viên có thể tự tạo nội dung bằng AI nếu họ muốn, và họ cần sự độc đáo, sâu sắc từ góc nhìn của chuyên gia con người.
Nội Dung Được Khuyến Khích Để Phát Triển Quan Hệ Công Chúng
Có một số loại nội dung đặc biệt hiệu quả khi kết hợp content và PR để thu hút sự chú ý từ các ấn phẩm của bên thứ ba. Nội dung lãnh đạo tư tưởng (thought leadership) là một ví dụ điển hình. Đây là những bài viết chuyên sâu, cung cấp cái nhìn sâu sắc, phân tích các xu hướng mới hoặc đưa ra giải pháp cho các vấn đề trong ngành. Chúng thể hiện chuyên môn và tầm nhìn của bạn, thu hút sự quan tâm của các nhà báo đang tìm kiếm ý kiến chuyên gia.
Đồ thị minh họa dữ liệu nghiên cứu về tuổi thọ ổ cứng, ví dụ về nội dung lãnh đạo tư tưởng để kết hợp content và PR.
Ví dụ, một khách hàng của chúng tôi đã thực hiện nghiên cứu về tuổi thọ của ổ cứng và công bố kết quả trên trang web của công ty. Chúng tôi đã gửi thông tin này tới các ấn phẩm công nghệ và ngay lập tức nhận được sự quan tâm từ 12 kênh, bao gồm Network World, Ars Technica, và Tom’s Hardware. Đây là minh chứng rõ ràng cho việc nội dung dựa trên dữ liệu và nghiên cứu thực tế có sức hút mạnh mẽ với truyền thông.
Ảnh chụp màn hình các bài báo trên Network World và Ars Technica, minh họa kết quả thành công khi kết hợp content và PR.
Nội dung liên quan đến xu hướng thị trường cũng là một mảng rất tiềm năng. Nếu bạn không có dữ liệu riêng, bạn vẫn có thể sử dụng dữ liệu công khai để xây dựng một câu chuyện về xu hướng. Nhiều công ty đã thành công khi xây dựng các đề xuất truyền thông xoay quanh dữ liệu công khai có liên quan đến lĩnh vực hoạt động của thương hiệu và lĩnh vực mà kênh truyền thông quan tâm. Điều này cho thấy sự nhạy bén và khả năng cung cấp giá trị thông tin cho độc giả.
Nghiên Cứu Kỹ Lưỡng Đối Tượng Và Kênh Truyền Thông
Việc tiếp cận truyền thông không phải là việc gửi thông điệp tràn lan. Để đạt được hiệu quả cao nhất khi kết hợp content và PR, bạn cần đầu tư thời gian vào việc nghiên cứu và xác định đúng đối tượng cũng như kênh truyền thông phù hợp.
Tập Trung Vào Kênh Mà Độc Giả Mục Tiêu Sử Dụng
Thay vì gửi đề xuất cho hàng trăm nhà báo hay ấn phẩm, hãy thực hiện một nghiên cứu nhỏ để xác định nơi mà đối tượng khán giả của bạn dành thời gian đọc tin tức. Danh sách mục tiêu của bạn có thể sẽ không phải là hàng trăm mà chỉ khoảng 10 đến 20 kênh tiềm năng. Điều này giúp bạn tập trung nguồn lực và cá nhân hóa thông điệp, tăng tỷ lệ thành công.
Mặc dù ban lãnh đạo cấp cao thường nghĩ rằng mọi người đều đọc The Wall Street Journal và một lần được nhắc đến ở đó sẽ thay đổi tất cả cho công ty, nhưng các ấn phẩm chuyên ngành (trade publications) lại có thể phù hợp hơn rất nhiều với đối tượng mục tiêu của bạn. Hơn nữa, những ấn phẩm này thường có xu hướng cởi mở hơn trong việc đăng tải nội dung do đội ngũ nhân sự của họ đang dần thu hẹp. Nếu bạn gửi cho họ một câu chuyện thành công được viết tốt (không mang tính quảng cáo) cùng với hình ảnh độ phân giải cao, họ rất có thể sẽ xem xét đăng tải.
Đặt Mình Vào Vị Trí Của Biên Tập Viên Và Độc Giả
Hãy luôn nhớ rằng bạn không chỉ đang gửi đề xuất cho nhà báo mà còn cho cả đối tượng độc giả của họ nữa. Hãy suy nghĩ về việc họ thường xuất bản nội dung cho ai và những câu chuyện nào sẽ thực sự hấp dẫn độc giả của họ. Việc này giúp bạn điều chỉnh nội dung và góc độ tiếp cận sao cho phù hợp nhất.
Ví dụ, một nhà báo từng chia sẻ rằng cô ấy thường nhận được đề xuất từ các công ty có trụ sở tại các thành phố lớn như Denver, nhưng cô ấy lại viết bài cho một tạp chí kinh doanh ở Columbus, Ohio. Điều này tưởng chừng là lẽ thường, nhưng bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy có bao nhiêu người không suy nghĩ kỹ trước khi gửi đề xuất. Theo một nghiên cứu gần đây của Muck Rack (cần đăng ký để truy cập), gần ba phần tư số nhà báo được khảo sát cho biết lý do hàng đầu khiến họ từ chối một đề xuất là do không liên quan đến lĩnh vực chuyên môn của họ.
Biểu đồ thống kê lý do nhà báo từ chối đề xuất, làm nổi bật tầm quan trọng của việc nghiên cứu kỹ trước khi kết hợp content và PR.
Các lý do khác bao gồm thiếu cá nhân hóa (6%), thời điểm không phù hợp (5%), quá dài (2%), tiêu đề không rõ ràng (1%) và các lý do khác (7%). Điều này cho thấy việc thực hiện một nghiên cứu cơ bản trước khi kết hợp content và PR là điều vô cùng quan trọng, giúp bạn nổi bật giữa hàng ngàn đề xuất không liên quan.
Tránh Những Lỗi Thường Gặp Khi Giao Tiếp Với Truyền Thông
Để việc tiếp cận báo chí thành công, điều cốt lõi là bạn phải biết những gì cần tránh trong giao tiếp và chiến lược của mình. Những sai lầm nhỏ có thể khiến đề xuất của bạn bị loại bỏ ngay lập tức.
Ngôn Ngữ Chuyên Ngành Và Từ Ngữ Cường Điệu
Để duy trì chiến lược nội dung không mang tính quảng cáo, bạn nên tránh sử dụng các từ ngữ quá mức cường điệu hoặc mang tính bán hàng như “khẩn cấp”, “dẫn đầu ngành”, “tin tức nóng hổi”, “đột phá” hay “sáng tạo”. Những từ này thường khiến các nhà báo cảnh giác và nghi ngờ về tính khách quan của thông tin.
Hãy cẩn thận với ngôn ngữ chuyên ngành (jargon) và các từ viết tắt (acronyms) không phổ biến. Vì bạn làm việc trong lĩnh vực của mình mỗi ngày, bạn có thể nghĩ rằng mọi người đều hiểu những gì bạn đang nói. Tuy nhiên, rất nhiều người sẽ không. Theo nguyên tắc chung, hãy giải thích đầy đủ các từ viết tắt trong lần đề cập đầu tiên. Điều này đảm bảo rằng nội dung của bạn dễ hiểu và tiếp cận được với nhiều đối tượng độc giả hơn, bao gồm cả những người không chuyên về lĩnh vực của bạn.
Bỏ Qua Hướng Dẫn Của Tòa Soạn
Hầu hết các trang web của cơ quan truyền thông đều công bố hướng dẫn dành cho nội dung đóng góp. Một số không chấp nhận, trong khi số khác có các quy định rất nghiêm ngặt. Việc soạn thảo các đề xuất cho thấy bạn đã xem xét kỹ lưỡng những hướng dẫn này sẽ giúp bạn nổi bật, vì nhiều người không bận tâm đọc chúng. Việc tuân thủ quy tắc thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với công việc của nhà báo.
Đôi khi, các ấn phẩm sẽ muốn phỏng vấn trực tiếp những người được trích dẫn trong nội dung của bạn. Nếu điều đó khiến khách hàng hoặc đội ngũ bán hàng/ban điều hành cảm thấy không thoải mái hoặc do dự khi cấp quyền tiếp cận cho phóng viên, bạn nên chọn một kênh truyền thông khác. Luôn đảm bảo rằng bạn và những người liên quan sẵn sàng đáp ứng yêu cầu của nhà báo để xây dựng một mối quan hệ tốt đẹp và thúc đẩy sự hợp tác lâu dài.
Xây Dựng Mối Quan Hệ Lâu Dài Với Nhà Báo
Quan hệ công chúng không chỉ là việc gửi một đề xuất duy nhất. Để đạt được thành công bền vững, việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các nhà báo và biên tập viên là cực kỳ quan trọng. Khi có được sự tin tưởng, họ có thể chủ động tìm đến bạn khi họ cần nguồn tin hoặc chuyên gia trong ngành của bạn.
Chiến Lược Kết Nối Hiệu Quả
Hãy đối xử tốt với họ, ưu tiên nhu cầu của họ và tôn trọng thời gian của họ. Đây là những nguyên tắc vàng để xây dựng mối quan hệ chuyên nghiệp. Một mẹo hay để xây dựng mối quan hệ là tận dụng các sự kiện ngành. Nếu thương hiệu của bạn đang trưng bày tại một triển lãm thương mại hoặc tài trợ một sự kiện, bạn thường có thể nhận được danh sách các đại diện truyền thông đã đăng ký trước. Vài tuần trước sự kiện, hãy gửi cho các phóng viên mà bạn muốn gặp một email ngắn gọn để sắp xếp một buổi phỏng vấn với người phát ngôn của bạn.
Nếu họ không muốn đặt lịch hẹn, bạn luôn có thể mời họ ghé qua gian hàng của bạn bất cứ lúc nào thuận tiện. Những buổi gặp gỡ này giúp phát triển mối quan hệ với phóng viên, để họ có nhiều khả năng nhớ đến CEO hoặc giám đốc điều hành của bạn khi họ cần một nguồn tin. Đôi khi, họ sẽ viết bài ngay sau triển lãm và có thể liên hệ lại để lấy trích dẫn. Điều quan trọng là luôn sẵn sàng phản hồi kịp thời. Nhà báo không nợ bạn bất cứ điều gì; họ có thể chuyển sang nguồn tin tiếp theo nếu bạn không đáp ứng thời hạn hoặc bỏ qua câu hỏi của họ.
Hãy đảm bảo rằng trên trang web của bạn có liệt kê một địa chỉ liên hệ truyền thông và có người kiểm tra các tin nhắn đến. Bạn không muốn bỏ lỡ các yêu cầu từ phóng viên. Ví dụ, tôi biết một công ty đã bỏ lỡ cơ hội với tạp chí Wired vì không ai kiểm tra email mà phóng viên đã gửi yêu cầu.
Tận Dụng Mạng Xã Hội Trong Chiến Lược PR
Mạng xã hội đóng một vai trò quan trọng trong việc kết nối với các phóng viên. Các nhà báo thường xuyên cập nhật hồ sơ kỹ thuật số của họ hơn là các công ty cơ sở dữ liệu truyền thông. Họ cũng đăng tải những gì họ đang thực hiện và những nguồn tin mà họ đang tìm kiếm. Điều này cung cấp cho bạn cơ hội vàng để tiếp cận và cung cấp giá trị một cách chủ động.
Theo nghiên cứu của Muck Rack, các nhà báo vẫn sử dụng X (trước đây là Twitter) nhiều hơn các nền tảng khác. Tuy nhiên, ngày càng có nhiều nhà báo sử dụng LinkedIn. Khoảng 36% nhà báo cho biết họ sử dụng X, 22% trên Facebook, 17% trên LinkedIn và 12% trên Instagram. Chỉ một số ít sử dụng YouTube (4%), Reddit (2%) và TikTok (1%). Chỉ 2% nói rằng họ không sử dụng mạng xã hội. Việc hiểu rõ kênh mà nhà báo mục tiêu của bạn đang hoạt động sẽ giúp bạn tối ưu hóa nỗ lực kết nối và tăng cường hiệu quả khi kết hợp content và PR.
Biểu đồ thể hiện mức độ sử dụng các nền tảng mạng xã hội của nhà báo, hỗ trợ chiến lược kết nối khi kết hợp content và PR.
Những Mẹo Nhỏ Để Tăng Tỷ Lệ Thành Công Khi Tiếp Cận Báo Chí
Để nâng cao hiệu quả tiếp cận truyền thông khi kết hợp content và PR, có một số mẹo nhỏ nhưng vô cùng hữu ích mà bạn nên áp dụng. Những mẹo này tập trung vào thời điểm, phương thức và tần suất liên hệ, giúp thông điệp của bạn tiếp cận đúng người vào đúng thời điểm.
Đầu tiên, hãy gửi đề xuất vào buổi sáng, vì đó là thời điểm hầu hết các phóng viên thích nhận ý tưởng câu chuyện. Tránh gửi vào các ngày thứ Hai, khi hộp thư đến của mọi người thường đầy ắp với các email tồn đọng từ cuối tuần. Tương tự, tránh các ngày thứ Sáu trước và thứ Ba sau một kỳ nghỉ dài ba ngày, bởi đó là những thời điểm mà sự chú ý của phóng viên có thể bị phân tán.
Về phương thức liên hệ, hãy ưu tiên sử dụng email, vì đó là phương tiện mà hầu hết các phóng viên ưa thích. Cuối cùng, hãy kiên nhẫn và chuyên nghiệp. Bạn chỉ nên gửi một email nhắc nhở duy nhất khoảng một tuần sau khi gửi đề xuất ban đầu. Việc gửi quá nhiều email có thể bị coi là làm phiền và gây phản tác dụng, làm giảm thiện cảm của nhà báo đối với thương hiệu của bạn.
Tối Ưu Hóa Giá Trị Của Truyền Thông Đã Đạt Được
Khi nội dung của bạn đã được đăng tải hoặc nhắc đến trên một ấn phẩm truyền thông, đó là lúc bạn cần tận dụng tối đa thành quả này. Đây không chỉ là một chiến thắng nhỏ mà còn là cơ hội tuyệt vời để khuếch đại thông điệp và củng cố vị thế thương hiệu.
Hãy chia sẻ bài viết đó trên tất cả các kênh mạng xã hội của bạn, đưa vào bản tin email định kỳ và đăng tải lên trang web của công ty. Hơn nữa, hãy chia sẻ thông tin này với các khách hàng tiềm năng, nhà đầu tư, đối tác và các đội ngũ nội bộ. Việc này giúp mọi người nhận thức được cách bạn đã biến truyền thông sở hữu (owned media – nội dung của bạn) thành truyền thông lan truyền (earned media – được báo chí đăng tải) thông qua một phương pháp tiếp cận PR thông minh.
Điều quan trọng là bạn không cần phải tạo ra bất kỳ nội dung mới nào cho bước này – bạn chỉ cần sử dụng lại nội dung đã được tạo và được giới truyền thông đánh giá cao. Đó là một chiến thắng cho tất cả mọi người khi đội ngũ content và PR cùng nhau hợp tác hiệu quả.
FAQs
1. Kết hợp content và PR mang lại lợi ích gì cho thương hiệu?
Kết hợp content và PR giúp tăng cường sự tin cậy, nhận diện thương hiệu, và tiếp cận một lượng lớn khán giả thông qua các kênh truyền thông uy tín. Nội dung chất lượng cao được báo chí đăng tải sẽ mang lại giá trị đáng kể hơn quảng cáo trả phí.
2. Loại nội dung nào phù hợp nhất để tiếp cận báo chí?
Nội dung mang tính lãnh đạo tư tưởng (thought leadership), các nghiên cứu chuyên sâu, dữ liệu độc quyền, hoặc các câu chuyện về xu hướng thị trường là những loại nội dung rất được giới truyền thông quan tâm. Chúng cần cung cấp giá trị thông tin và có góc nhìn độc đáo.
3. Tại sao nội dung mang tính bán hàng không hiệu quả khi PR?
Các nhà báo và biên tập viên tìm kiếm thông tin khách quan và giá trị cho độc giả của họ, không phải là quảng cáo trực tiếp. Nội dung mang tính bán hàng sẽ không được họ xem xét, vì nó làm giảm uy tín của kênh truyền thông và không cung cấp giá trị thông tin thực sự.
4. Làm thế nào để nghiên cứu đúng kênh truyền thông mục tiêu?
Hãy tìm hiểu nơi độc giả mục tiêu của bạn dành thời gian đọc tin tức, có thể là các ấn phẩm chuyên ngành hoặc blog uy tín trong lĩnh vực của bạn. Tập trung vào số ít các kênh thực sự phù hợp thay vì gửi đề xuất tràn lan.
5. Có nên sử dụng từ viết tắt hoặc ngôn ngữ chuyên ngành khi gửi đề xuất cho nhà báo không?
Không nên. Hãy tránh các từ viết tắt không phổ biến và ngôn ngữ quá chuyên ngành. Luôn giải thích đầy đủ các từ viết tắt trong lần đề cập đầu tiên để đảm bảo nội dung dễ hiểu cho mọi đối tượng độc giả, kể cả những người không thuộc lĩnh vực của bạn.
6. Mạng xã hội đóng vai trò gì trong việc xây dựng mối quan hệ với nhà báo?
Mạng xã hội là công cụ tuyệt vời để kết nối và theo dõi các nhà báo. Họ thường đăng tải về những gì họ đang làm và nguồn tin họ cần. Việc tương tác trên các nền tảng như X (Twitter) hay LinkedIn có thể giúp bạn xây dựng mối quan hệ và nhận biết cơ hội PR tiềm năng.
7. Thời điểm tốt nhất để gửi đề xuất cho nhà báo là khi nào?
Thời điểm tốt nhất là vào buổi sáng, từ thứ Ba đến thứ Năm. Tránh các ngày thứ Hai (hộp thư đầy) và các ngày trước/sau kỳ nghỉ lễ dài, vì sự chú ý của nhà báo có thể bị phân tán.
8. Nên làm gì sau khi nội dung của tôi được báo chí đăng tải?
Khi nội dung được đăng tải, hãy chia sẻ nó rộng rãi trên các kênh mạng xã hội, trong bản tin email, và trên trang web của bạn. Đồng thời, chia sẻ với khách hàng, đối tác và đội ngũ nội bộ để tối đa hóa hiệu quả truyền thông đã đạt được.
9. Cần lưu ý gì khi tạo alt text cho hình ảnh trong bài viết PR?
Alt text phải mô tả chính xác nội dung hình ảnh, sử dụng từ khóa ngữ nghĩa và từ khóa LSI một cách tự nhiên để tối ưu SEO. Alt text cần độc đáo và phù hợp với ngữ cảnh bài viết, đồng thời không sử dụng chú thích thay thế.
10. “Vị Marketing” có cung cấp dịch vụ PR không?
Không, Vị Marketing là một website chia sẻ thông tin về marketing, digital, Brand Marketing và kỹ năng mềm, tập trung vào việc cung cấp kiến thức và kinh nghiệm hữu ích cho độc giả. Chúng tôi không cung cấp dịch vụ PR hoặc các dịch vụ marketing cụ thể.